Privacybeleid Scouting Lunteren

Scouting Lunteren verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit document zal, conform artikel 5 lid 1 sub b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), het doel van de verzameling van enkele persoonsgegevens van de (jeugd)leden binnen Scouting Lunteren weergegeven worden. Ook zal aandacht besteed worden aan de omgang met deze gegevens.

Privacystatement
In dit privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Lunteren.

Onze ledenadministratie werkt met het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het privacystatement van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Scouting Lunteren hanteert het principe dat alle persoonsgegevens zorgvuldig worden bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. In dit document gaan we hier verder op in.

De gegevens worden nooit zonder toestemming van betrokkene verstrekt aan derden en zijn enkel
toegankelijk voor de medewerkers, vrijwilligers en het bestuur van de Scouting Lunteren.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.scoutinglunteren.nl. De gegevens worden via een webformulier per mail naar de ledenadministratie verzonden. Deze gegevens worden door de ledenadministratie geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Gegevens van potentiële leden die op de wachtlijst worden geplaatst, worden ook in Scouts Online opgeslagen zolang betreffend potentieel lid op de wachtlijst staat.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Lunteren hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit op papier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard door de teamleider van de speltak en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Lunteren mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet actief registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten en kampen
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van inschrijfformulieren. Veelal worden deze gecombineerd met gezondheidsformulieren. Deze formulieren worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard door de teamleider van de speltak. In de voorbereiding van en tijdens de activiteit kunnen de deelnemers (naamgegevens) digitaal worden opgeslagen. Het formulier en eventuele digitale vastlegging zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier en de eventuele digitale vastlegging wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen (ouders van) leden veelal een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van Scouting Lunteren heeft inzicht in deze voor SEPA benodigde gegevens.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke en digitale lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders en het lidnummer bij Scouting Nederland en geboortedatum van het lid. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd. Deze digitalen lijsten vindt plaats middels Excel-bestanden, op Dropbox, Google drive.

Online media
Scouting Lunteren kan en mag (jeugd)leden binnen de regio ongevraagd informatie omtrent activiteiten en gebeurtenissen van/in de regio alsmede andere relevante informatie toesturen. Dit kan zowel per mail, post als in andere vormen van communicatie. Voor al deze berichten geld dat er een OPT-Out mogelijkheid bestaat. Deze mogelijkheid wordt actief aangeboden door de verzender. Scouting Lunteren volgt hierin het privacy beleid van Scouting Nederland.

Op www.scoutinglunteren.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal
Scouting Lunteren maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Lunteren en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Foto's en ander beeldmateriaal welke niet gemaakt zijn door, of in opdracht van, Scouting Lunteren valt niet onder verantwoordelijkheid van Scouting Lunteren.

Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Lunteren is terug te vinden via www.scoutinglunteren.nl en op te vragen via het secretariaat op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Lunteren binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Vragen of klachten
Bij vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Lunteren kun je terecht bij de secretaris van het bestuur van Scouting Lunteren

Wijzigingen privacystatement
Scouting Lunteren behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacystatement. Het verdient aanbeveling om dit privacystatement altijd via de website van Scouting Lunteren te raadplegen zodat je beschikt over de meest actuele versie.


 Versie: mei 2018

Deze website maakt gebruik van cookies. Deze cookies worden gebruikt om de website van Scouting Lunteren beter te laten functioneren en het webbezoek te monitoren. Als je verder gaat op deze website dan gaan wij ervan uit dat je hiermee akkoord gaat. Cookiebeleid